۲۳
آذر

معماری فرآیند چیست؟

معماری فرآیند چیست؟

با سلام خدمت مخاطبين فرهيخته، در اين پست ميخواهم كمي براي شما از معماري فرآيند در سازمان صحبت كنم. فقط قبل از ورود به بحث توصيه ميكنم در صورتي كه مطالب ذيل را مطالعه ننموديد، لطفا با صرف چند دقيقه اين مطالب را مرور بفرماييد.راستي من مخصوصا اصطلاحات لاتين را در كنار برخي از واژه ها مي نويسم تا براي دوستاني كه ميخواهند زبان تخصصي خود را تقويت كنند مفيد باشه.

لينك دسنرسي به مطلب :چالش بين معماري فرآيند و چارت سازماني

لينك دسنرسي به مطلب : درک عناصر چارچوب طبقه بندی فرآیندهای (PCF) مدل مرجع APQC

لينك دسنرسي به مطلب : انواع روابط بین فرآیندها در مدیریت فرایندهای کسب وکار( BPM)

لينك دسنرسي به مطلب: طبقه بندی فرآیندها در مدیریت فرایندهای کسب وکار (BPM)

لينك دسترسي به مطلب: معرفي چارچوب طبقه بندی فرآيندهای (PCF) مدل مرجع APQC

در سازمان ها،معماری‌های متنوع و مختلفي وجود داشته و تعاریف بسیاری برای بسیاری از معماری‌ها وجود دارد، بنابراین ابتدا باید منظور از معماری فرآیندی را در این مقاله تعریف کنیم.

معماری فرآیند یک مدل سلسله مراتبی از فرآیندهای كسب وكار در یک سازمان است. معمولاً، حداقل در ابتدا، براي دو یا سه سطح از سطوح  بالا ایجاد می شود، معماری فرآیند یک ابزار مصور و مدیریت قدرتمند را ارائه می دهد. اصطلاحات «معماری فرآیند(process architecture)»، «معماری فرآیند کسب و کار(business process architecture)» و «معماری فرآیند سازمانی(enterprise process architecture)» به صورت مترادف استفاده می‌شوند. معماری فرآیند نه تنها شامل توصیف سلسله مراتبی فعالیت های فرآیند، بلکه شامل منابع ، اسناد، معیارهای عملکرد، روش های اندازه گیری و ترتیبات حاکمیتی مرتبط نیز می شود. معماری فرآیند نشان‌داده‌شده در شکل 3، یک نسخه خلاصه شده از یک معماری است که برای یک فروشنده خدمات فناوری اطلاعات ایجاد شده است.همچنین راه های زیادی برای ترسیم معماری فرآیند وجود دارد.

مثالي از معماري فرايند

شكل بالا فرآیندهای مدیریتي و پشتیبان را به ترتیب در بالا و پایین و فرآیندهای اصلی را در وسط نشان می دهد. فرآیندهای اصلی آنهایی هستند که ارتباط مستقیمی با مشتری دارند. در بالاترین سطح، زنجیره‌ هاي ارزشی هستند که نشان‌دهنده ارائه پیشنهاد ارزش استراتژیک سازمان هستند. فرآیندهای مدیریتی معمولاً به تصمیم گیری و برنامه ریزی مدیریت در سطوح بالا، مربوط می شوند. فرآیندهای پشتیبانی سازمان را توانا می سازند. لازم به ذکر است که اصطلاح “فرایند اصلی” به معنای اظهار نظر در مورد اهمیت نیست – فرآیندهای اصلی بدون فرايندهاي مدیریتي و فرآیندهای پشتیبان قابل اجرا نیستند. هر فرآیندی در معماری که به دستیابی به اهداف شرکت کمک نمی کند باید حذف شود.

در شرایط کنونی، معماری فرآیند چیزی نیست که در جاهای دیگر آن را «معماری كسب وكار(business architecture )» یا «معماری سازمانی(enterprise architecture)» نامیده شود، كه در اين موضوعات فرآیند اغلب یک عنصر ثانویه در نظر گرفته می‌شود. معنای خاص معماري فرايند در اینجا مستندسازی بالاترین سطوح فرآیندهای كسب وكار در یک سازمان است، یعنی مسیرهایی که از طریق آنها ارزش با مشتریان و سایر ذینفعان مبادله می شود. روابط با معماری كسب وكار و معماری سازمانی بعداً مورد بحث قرار می گیرد .

معماری فرآیندی اي كه به خوبي ترسيم شده باشد، یک ابزار مدیریتی و تصمیم‌گیری قدرتمند است و می‌توان از آن برای موارد زیر استفاده کرد:

  • تمام فرآیندهای كسب وكار سازمان خود رابا معماري فرايند به صورت تصويري تجسم کنید.
  • درک کنید که چگونه اهداف استراتژیک سازمان اجرا می شوند.
  • انتقال اطلاعات فرآیندهاي کسب و کار با هم را نشان مي دهد.
  • تمرکز سازمان بر ارائه ارزش را نشان مي دهد.
  • وابستگی های متقابل بين فرآیندهاي کسب و کار را درک مي كنيد.
  • تجزیه و تحلیل فرآیند و فعالیت بهبود را اولویت بندی مي كنيد.
  • هماهنگی مدیریت پورتفولیوی پروژه بهبود فرآیند را انجام مي دهيد.
  • یک مخزن دانش از اطلاعات فرآیند کسب و کار فراهم مي كنيد.

معماری فرآیند، محصول اولیه مدیریت فرايند و بهبود فرآیند است. سازمان بدون معماری فرآیند نمی تواند دیدگاه منسجمی از مدیریت فرآیند داشته باشد. اگر درک مستند و توافق شده ای از روابط و وابستگی های متقابل بین فرآیندهای کلیدی کسب و کار وجود نداشته باشد، آنگاه نمی توان اطمینان كرد كه بهبود فرآیند موثر انجام خواهد شد. فرآیندهای كسب وكار بين واحدي تنها راهی هستند که هر سازمانی می تواند ارزش (محصولات یا خدمات) را از طريق اين فرايندها به مشتریان و سایر ذینفعان خارج از سازمان، ارائه دهد. این امر معماری فرآیند را در  اولویت قرار مي دهد زیرا مسیرهای ارزش را کشف، تعریف و مستند می کند. معماری فرآیند بیش از یک تصویر یا یک مدل است و کمکی روزانه به مدیریت استراتژیک و مديريت عملیات در یک سازمان مي دهد که بر بهبود مستمر و ارائه خدمات عالی متمرکز هستند.

چند نمونه از معماری فرآیند:

معماری فرآیند یک دیدگاه ساده( اما نه ساده انگاري : برخورد با مسائل و مشکلات پیچیده به گونه ای که گویی بسیار ساده تر از آنچه هست هستند) از نحوه خلق، انباشت و ارائه ارزش سازمان است. معماري فرايند یک ابزار مدیریت كاربردي و عمل گرا است. دو مطالعه موردی در زیر برای نشان دادن طراحی و استفاده از معماری‌های فرآیند ارائه می‌شود.

معماری فرآیند يك دانشگاه

شکل بالا يك نمونه از معماري فرايندرا برای یک دانشگاه نشان می دهد. این طرح بازتاب بسیار خوبی از عملکرد دانشگاه نشان مي دهدكه توسط حدود 100 کارمند دانشگاه در یک سری کارگاه‌ اموزشي به صورت مشاركتي ايجاد شده است.

نمونه دیگراز معماري فرايند را نشان می دهد، این بار برای یک بیمارستان آموزشی.

شکل فوق نيز نمونه دیگری را نشان می دهد، این بار برای یک بیمارستان آموزشی.

هر دوی این نمونه‌ها ( بالاترین سطوح سلسله مراتب معماری فرآیند) نشان‌دهنده تمام كارهايي است که سازمان‌ها انجام می‌دهند. دانشگاه فارغ التحصیل ایجاد می کند، تحقیقات انجام می دهد و به جامعه کمک می کند. بیمارستان از بیماران مراقبت می کند، متخصصان مراقبت های بهداشتی را ارتقا و تربيت مي كند، تحقیقات انجام می دهد و برای بهبود سلامت جامعه تلاش می کند. در هر دو مورد، بسیاری از فرآیندهای مدیریتی و پشتیبان دیگر وجود دارد که آن فعالیت‌های اصلی را ممکن می‌سازد.

معماری فرآیند، سلسله مراتبی از فرآیندهای كسب وكار است. مثال های بالا تنها دو سطح فرايندي را برای دانشگاه و یک سطح فرايندي برای بیمارستان را نشان می دهند. زمانی که برای اولین بار معماري فرآيند ايجاد مي شود، معمولاً دو یا سه سطح از معماری کافی است. با گذشت زمان، سطوح بسیار بیشتری برای رسیدگی به مسائل خاص عملکرد سازمانی تعریف و تشريح می‌شوند. هر فرآیند را می توان به فرآیندهای فرعی تجزیه کرد، بنابراین هیچ محدودیتی برای عمق دادن وجود ندارد. با این حال، در عمل، لازم است فقط به اندازه ای که برای پرداختن به یک موضوع خاص نیاز است، به عمق برویم. منطقی نیست که بگوییم “ما همه فرآیندهای خود را شناسایی خواهیم کرد” – برای انجام چنین سرمایه گذاری، باید دلیل استراتژیک یا دليل عملیاتی خوبی وجود داشته باشد.

را ه هاي استفاده از معماری فرآیند:

یک معماری فرآیندی که به خوبی شکل گرفته است، یک ابزار مدیریت و تصمیم گیری قدرتمند است که می تواند به طرق مختلف مورد استفاده قرار گیرد، که در زیر به برخی از آنها اشاره شده است.

تمركز بر ارزش: (Focus on value) :

فرآیندهای سازمان را ترسيم کنید.(مصور سازي يا ترسيم نقشه فرايندي)

اگر قرار است فرآیندها مدیریت شوند و بهبود یابند، باید فرايندها، تعریف، جمع‌آوری و تطبيق داده شوند – این معماری فرآیند است.

تمرکز سازمانی بر ارائه ارزش.

توسعه و نگهداري معماری فرآیند، سازمان را به طور مداوم بر تحویل ارزش از طریق فرآیندهای كسب وكار متمرکز می کند.

“مسیرهای ارزش” را آشکار کنید.

ارزش در ميان چارت سازماني و با همكاري واحد هاي سازماني كه در چارت سازماني وجود دارند، ایجاد ، انباشته و ارائه مي شود. نگاه فرآیندي به این معنی است که این جنبه حیاتی( ايجاد،انباشت و ارائه ارزش ) به طور فعال مدیریت می شود.

به دست آوردن توافق در مورد تحویل دادني هاي فرآیند. ( همان محصولات و خدمات است )

برای دست يابي به یک معماری فرآیند خوب ، لازم است در مورد فرآیندها، ارزشی که باید ارائه دهند و به چه کسی قرار است اين ارزش را ارائه دهند،توافق داشته باشیم.( يعني شناخت دقيق مشتري و ذينفعان و نياز ها و خواسته هاي آنها )

ارتباطات را تقویت کنید: (Enhance communication):

مکالمات قدرتمندی را شروع کنید.

پرسیدن اين كه «مشتریان ما چه کسانی هستند و چه ارزشی از ما می گیرند؟» باعث گفتگوهای قدرتمند و ارزشمند می شود.

همه ذینفعان (داخلی و خارجی) را درگیر کنید.

برای توسعه و ايجاد يك معماری فرآیند اثر بخش، فهرستی از ذینفعان و ارزیابی ارزش ارائه شده به آنها ، پیش نیاز است.

مخزن اطلاعات فرآیند را فراهم كنيد.

مدل معماری فرآیند یک مکان واحد را فراهم می کند که در آن تمام اطلاعات فرآیند می توانند ذخیره یا به هم مرتبط شوند. یک پورتال برای نمای فرآینداست.

 

تسهیل مدیریت عملکرد فرآیند:( Facilitate process performance management ):

اطلاعات عملکرد فرآیند را به اشتراک بگذارید.

برای تمرکز هر شخص بر تحویل ارزش، عملکرد فرآیند باید تعریف، اندازه‌گیری، گزارش و بحث شود.

تعریف نقاط تماس با نهادهاي خارجی

فرآیندها از مرزهای سازمان عبور می کنند تا با فرآیندهای خارجی تعامل داشته باشند. چنین نقاط تماسي را می توان در معماری فرآیند تعریف کرد.

وابستگی های متقابل فرآیندی را درک کنید.

هیچ فرآیندی به صورت مجزا وجود ندارد. در صورت تغيير يك فرايند، سایر فرايندها نیز تغییر خواهند کرد. یک معماری فرآیند این وابستگی های متقابل را آشکار می کند.

تجزیه و تحلیل فرآیند و فعالیت بهبود را اولویت بندی کنید.

هر سازمانی فرآیندهای زیادی دارد. بهترین بازده در تحلیل و بهبود کجاست؟

هماهنگی فرآیند مدیریت پورتفولیو پروژه.

خروجی یک فرآیند، ورودی به فرآیند دیگر است. تغییر ناهماهنگ ممکن است فقط مشکل جدیدی ایجاد کند یا مشکل قدیمی را جابجا کند.

 

توسعه و نگهداري معماری فرآیند  انتزاعي (یا هنر انتزاعی!) نیست، بلکه در مورد ارائه پشتیبانی عملی، اثبات شده و موثر برای دستیابی به اهداف عملکرد سازمانی از طریق بهبود هماهنگ و مبتنی بر شواهد در اکوسیستم فرآیندهای كسب و كار است.