The Blog Single

معرفی مدیریت فرآیندهای کسب و کار چابک (Agile BPM)

معرفی مدیریت فرآیندهای کسب و کار چابک(Agile BPM)

باسلام خدمت شما مخاطبين محترم و فرهيخته، دراين پست ميخواهم به معرفي مديريت فرآيند كسب وكار چابك (agile business process management) بپردازم. و تا حدودي تفاوت آن را با مديريت فرايند كسب وكار سنتي بيان كنم. هدف من از اين پست درك مفهوم مديريت فرآيند كسب وكار چابك است. البته دوست دارم در انتها شما را ببرم به مفهوم ديگه اي تحت عنوان زبان مدل سازي مديريت پرونده يا CMMN. با من همراه باشید.

یکی از جنبه های اصلی BPM سرعت است. شما می‌خواهید فرآیندهایتان سریع‌تر انجام شود، و این دلیل عمده‌ای است که چرا سازمان ها روی نرم‌افزار BPM سرمایه‌گذاری می‌کنند و فرآیندها را خودکار می‌کنند. همانطور كه مي دانيم، چابکی اطلاعات(Information Agility) نه تنها به‌عنوان روشی برای مدیریت اطلاعات در نظر گرفته مي شود، بلکه به‌منظور مدیریت اطلاعات به گونه‌ای که بتوانیم به تغییرات سریع در حال وقوع در بازار، پاسخ دهیم، توصیف مي شود.

گاهی اوقات، شما باید تصمیمات كسب و كار بدون برنامه ریزی را به صورت سریع و ناگهانی اتخاذ کنید. مهم نیست که فرآیندهای کسب و کار شما چقدر خوب طراحی شده است، همیشه باید کمی جا برای چیزهای غیرمنتظره باقی بگذارید.

در این موارد، مدیریت فرآیند کسب و کار سنتي(traditional business process management) کار خاصی انجام نخواهد داد. در این مقاله، شما را با مدیریت فرآیند کسب‌وکار چابك(agile business process management) آشنا می‌کنیم و اینکه چرا زمانی که انتظار چیزهای غیرمنتظره‌ای را دارید، استفاده از مدیریت فرآیند کسب‌وکار چابك سودمند و منطقی است.

مدیریت فرآیند کسب و کار چابک چیست؟

مدیریت فرآیند کسب وکار چابک(Agile BPM )، یک متدولوژی فرآیند کسب و کار است که به کسب و کار شما اجازه می دهد بخش هایی از عملیات روزانه خود را خودکار کنيد و در عین حال فضایی را برای مقابله با وظایف یا عواملی که برای آنها برنامه ریزی نکرده بودید، باقی بگذاريد. در واقع، مدیریت فرآیند کسب و کار سنتي، راهی برای خودکارسازی و مدیریت فرآیندهای ساختاریافته است که  اين فرايندهاي ساختار يافته می توانند در مدت زمان طولانی، تکرار شوند.

مدیران پروژه، BPM را از نظر ورودی ها، فرآیندها و خروجی ها تجزیه و تحلیل می کنند. ورودی‌ها متغیر هستند – می‌توانند شامل درخواست‌هایی باشند که آنها را پیش‌بینی نكرده ايد، ابزارهایی که ناگهان خراب می‌شوند و پرداخت‌هايي كه دیرهنگام انجام مي شوند. مدیریت فرآیند کسب وکار چابک، اجازه می دهد تا ورودی های جدیدی را که انتظار ندارید، اتفاق بیفتد و چارچوبی برای پردازش آنها فراهم می کند.

مديريت فرايند كسب وكار سنتی در برابر چابك(BPM vs agile BPM)

مديريت فرايند كسب وكار سنتی راهی برای مستندسازی فرآیندهای خودکار و تکرار شونده (automated and repeatable processes) است. به عنوان مثال، هر بار که یکی از اعضای تیم بازاریابی شما نیاز به ایجاد یک سفارش خرید برای برخی از مشتریان جدید رادارد، برای انجام این کار يك فرآیند  تکراري را دنبال می کند.

اما این فرآیندها انعطاف پذیری كمتري دارند، و واکنش به تغییرات زياد توسط اين فرآيندها در زمان واقعی می تواند دشوار باشد. به عنوان مثال، فرض کنید یکی از کنفرانس‌های اصلی شما در سال جاری لغو شود و تیم بازاریابی شما بخواهد ‌از بودجه کنفرانس برای خرید تبلیغات دیجیتال استفاده کند تا درآمد از دست رفته را جبران کند.

اینجاست که مديريت فرايند كسب وكار چابک به کار می آید. مديريت فرايند كسب وكار چابک به تیم بازاریابی این امکان را می دهد که هزینه های خود را با داشتن دستورالعمل های عملیاتی در محل برای پردازش و تأیید سریع، آن درخواست را تغییر دهد.

داستین کلینارد(Dustin Clinard)، معاون استراتژیک در Betterworks می‌گوید: مفهوم چابکی(agility) در مورد رسيدگي سریع به همه آن مواردي است که شما پیش‌بینی نمی‌کردید. “اگر بتوانید بدون نیاز به توقف كامل یک فرآیند، مانند تغيير رويكرد در هزینه های بازاریابی، مواردی را به حساب آورید، شما هرگز عملیات كسب وكار خود را به دلیل بروز یک نقص داخلی، قطع نمی کنید.”

به طور کلی، برای دستیابی به اهداف سازمانی، ترکیبی از این دو مورد نیاز است . با این حال، برخی از نرم افزارهای BPM به کاربران اجازه انجام فرآیندهای Agile را نمی دهند. نتیجه این است که آنها از سیستم خارج می شوند تا مشکلات را حل کنند و راه حل را دوباره وارد کنند. در چنین حالتی، وقتی تجزیه و تحلیل‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند، برای کسی غیرممکن خواهد بود که بفهمد چرا فرآیندی که سه دقیقه طول کشیده است، در واقع سه ساعت طول کشیده است.

برعکس آن هم درست است. در برخی از سیستم‌های چابک مانند نمونه‌ای از مراقبت‌های بهداشتی، فرآیندهای اولیه ممکن است همیشه یکسان باشند، قبل از اینکه فرآیندهای «چابک» وارد عمل شوند. در هر دو این سناریوها، به طور کلی امکان اعمال عناصر هر یک وجود دارد، به این معنی که در بسیاری از سیستم‌های Agile شما فرآیندهای سنتی BPM را خواهید یافت، در حالی که در بسیاری از سیستم‌های BPM سنتی، عناصر Agile را خواهید یافت.

اين موضوع در شكل بالا كاملا مشهود است. در شكل سمت چپ شما مديريت فرايند كسب وكار سنتي را داريد كه در برخي از وظايف خود نياز به انعطاف پذيري بيشتري دارد لذا در اين وظايف يك مدل فرايند چابك را فراخواني مي كند. و بر عكس در شكل سمت راست مدل فرايندي بر مبناي چابك بنا شده و در برخي از موارد از مدل هاي مشخص و سنتي استفاده مي شود.

مزیت مديريت فرايند كسب وكار  چابک چیست؟

مزیت BPM چابک توانایی تغيير جهت سريع فعاليتهاي در حال انجام، بدون توقف كلي عملیات اصلي كسب وكار است. این قابليت برای واحد هایی که با موارد غیرمنتظره(unexpected) زیادی سر و کار دارند – مانند بازاریابی، فروش، و مهندسی بسیار ارزشمند(valuable) است. در مقابل، براي واحد هایی مانند عملیات(operations)، امور مالی(finance) و منابع انسانی(human resources)ممکن است داشتن فرآیندهای غير قابل پيشبيني خسته کننده باشد.

کلینارد(Clinard) می‌گوید: «برای مثال، واحد عملیات را در مقابل واحد فروش در نظر بگیریم. «عملیات به طور کلی مکانی است که شما در آن ثبات(consistency) می خواهید. شما می خواهید بدانید که دقیقاً در يك ماه، چند محصول X می توانید بسازید و در انبار كارخانه خود قرار دهيد. مديريت فرايند كسب وكار  سنتی در این موارد واقعاً خوب عمل می کند.

از طرف دیگر، در حالی که ما می خواهیم  فرايند فروش قابل پیش بینی باشد، اغلب فرايند فروش اینطور نیست. فرآیندهای فروش اغلب با نوع خاصی از افراد سر و کار دارند که  نحوه و متد تصميم گيري آن افراد مي تواند تاثير زيادي بر فرايند فروش داشته باشد. «آیا برای فروش به مشتری تخفیف می دهید؟ آیا کالای بازگردانده شده و آسیب دیده ای برای بررسی وجود دارد؟

تیم‌های فروش باید بتوانند با تكيه بر توانايي خود فکر کنند تا اهداف خود را برآورده کنند.» و يا مثلا بر اساس بروز برخي از عوامل محيطي ( ناشي از خارج از سازمان) ميزان فروش با آنچه كه ما قبلا پيش بيني كرده بوديم انطباق نخواهد داشت و لذا ما هميشه با يك بي ثباتي روبرو خواهيم شد.

در حالی که می‌توانید گزارش فروش را خودکار کنید، نمی‌توانید همه متغیرهای مختلفی را که برای اتمام یک فروش لازم است، خودکار کنید. این زمانی است که مديريت فرايندهاي كسب وكار چابک می‌تواند به شما كمك كند تا در حین اينكه تغييرات پيش بيني نشده را مدیریت مي كنيد، به هسته فرآیند نيز پایبند باشید .

اگر از یک مدل فرآیند سفت و سخت و غیر قابل انعطاف استفاده می کنید، متوجه خواهید شد که BPM چابک تضمین می کند که کسب و کار شما نسبت به تغییرات غیرقابل پیش بینی و ورودی های فوری داده ها بسیار بازتر است. به‌عنوان صاحب کسب‌وکار، در اینجا برخی از مزایایی که می‌خواهید به دست آورید، آورده شده است.

• اعضای تیم به طور متمرکزتر ،کار هاي مهم را انجام می دهند
• نگرش انعطاف پذیرتر و مناسبتر نسبت به شرایط غیر منتظره پيدا مي كنيد.
• یک محیط مشارکتی تر با داده هایی که به راحتی بین افراد جابجا می شوند، در اختيار داريد.

مديريت فرايند كسب وكار  چابک چگونه کار می کند؟

مدیریت فرآیند کسب وکار چابک، به عنوان مبنا و پايه اصلي فرآیندهای شما عمل می کند. مدیریت فرآیند کسب وکار چابک، روش های مشخصی را ارائه می دهد که شرکت ها می توانند اين روش ها را برای مدیریت فرآیندهای كسب وكار خود اتخاذ کنند. روش(method) چیزی شبیه تابلو كانبان(kanban board ) یا يك جدول(table)  است که ممکن است از آن برای اجرای اصول مدیریت فرآیندهای كسب وكار چابک استفاده کنید.

برای اینکه مدیریت فرآیندهای كسب وكار چابک کار کند، اعضای تیم باید بتوانند با درخواست‌های کاری غیرساختارمند(unstructured) یا موقت (ad hoc ) بدون کنار گذاشتن کامل فرآیند یا تغییر آن در لحظه، برخورد کنند.

دو مدل علت و معلولی که بيان مي كند چرا مدیریت فرآیندهای كسب وكار چابک ، ضروری است و نحوه عملکرد مدیریت فرآیندهای كسب وكار چابک ، را توضیح می دهد:

مدل علت و معلولی شماره 1

علت(Cause): کار هاي معمولی و روتين (Routine work )، مانند پردازش يك سفارش خرید، در واقع معمولي و روتين نیستند، زیرا اغلب برای تکمیل اين فرآیند ها، كارمند نیاز به دانش(knowledge) بیشتری نسبت به آنچه در مستندات مطرح شده است، دارد.

اثر(Effect): مدیریت فرآیندهای كسب وكار چابک(Agile BPM) به اين نوع از فرآیند ها در سازمان امکان تطبیق و سازگاري بيشتر را می دهد تا بتوانید دانش اضافی مورد نیاز برای تکمیل کار را در فرآیند بگنجانید.

مدل علت و معلولی شماره 2

علت(Cause): کار معمولی(Routine work) نیاز به همکاری بسیار بیشتری نسبت به آنچه در مستندات فرآیند ذکر شده است دارد. ممکن است لازم باشد یک کار را به چند مرحله تقسیم کنید تا افراد بیشتری بتوانند برای پیشبرد پروژه، ورودی و اطلاعات ارائه کنند.

اثر(Effect): مدیریت فرآیندهای كسب وكار چابک(Agile BPM)  به چندین نفر اجازه می دهد تا به طور همزمان در یک پروژه همکاری کنند و به تیم اجازه می دهد یک کار واحد را به بخش های کوچکتر تقسیم کند تا بتوانند آن را سریعتر از حد انتظار انجام دهند.

در این مرحله، ممکن است به اين موضوع فکر کنید: آیا ساده‌تر نیست که بنشینم و سخت کار کنم تا فهرستی از نتایج ممکن را بسازیم تا روند سنتی مديريت فرايندهاي قبلي، شکسته نشود؟ و به همان روال قبلي مسير را طي كنيم؟ شما می توانید این کار را انجام دهید، اما در عمل بسیار سخت تر از تئوری است. در نهایت زمان و تلاش زیادی را صرف برنامه ریزی برای همه موارد احتمالی و اضطراري ( همان استثنائات) می کنید که به آنها فکر کرده اید، اما به هر حال چیزهايي امكان وقوع دارند كه شما به آنها اصلا فكر هم نكرده ايد.

کلینارد(Clinard) می‌گوید: « به اطراف خود نگاهي بيندازيم و  این موضوع را در مقیاس بزرگ‌تری تصور کنیم. «تصور کنید تولیدکننده محصول X  تا به حال در ایالات متحده فعالیت داشته است، اما آنها می خواهند  دامنه عملكرد خود را به کانادا گسترش دهند. احتمال مواجهه با چیزی که در یک بازار جدید پیش‌بینی نمی‌کردید بسیار بیشتر از زمانی است که فرآیندی را اجرا می‌کنید که برای مدتی به آرامی اجرا می‌شود. رشد و توسعه اغلب کاتالیزوری برای اتخاذ BPM چابک است.

چگونه یک سازمان می تواند BPM چابک را اعمال کند؟

اگر به دنبال اتخاذ BPM چابک در سازمان خود هستید، به موارد زیر نیاز دارید:

• توانایی اعضای تیم برای تغییر همه چیز در لحظه. شما باید بتوانید بخش های کوچکی از فرآیند را تغییر دهید، مانند تعیین یک عضو جدید تیم یا تقسیم وظایف به بخش های کوچکتر.
• طرز فکر چابک داشته باشيد. تیم شما باید با این واقعیت موافق باشد که فرآیندها ممکن است تغییر کنند – و آنها قدرت تغییر آنها را دارند.
• یک فرآیند اندازه گیری قوی داشته باشيد. اگر فرآیندهای شما در حال تغییر هستند، باید بتوانید اندازه گیری کنید که آیا این تغییر تأثیر مثبتی داشته است یا خیر.

مدیریت فرآیند كسب وكار  چابک را می توان برای فرآیندهایي که معیارهای زیر را برآورده می کنند، اعمال کرد.

• غیرقابل پیش بینی بودن آن فرآيند یک خصوصيت رایج آن است.
• فرآیندهایی که برای انطباق با نیازهای کسب و کار شما به اندازه کافی سریع نیستند
• کارکنان بسیار ماهر که روی کارهای تکراری کار می کنند که نباید انها را انجام دهند.

نتیجه

متدولوژی  مديريت فرايندهاي كسب وكار چابک راهی عالی برای دور شدن از ساختار منظم و غير قابل انعطاف BPM سنتی است و به سازمان  ها اجازه خواهد داد تا انعطاف پذیری بیشتر ي داشته باشند.