The Blog Single

چالش بين معماری فرآيند و چارت سازمانی

آيا بين معماری فرآيند و چارت سازمانی رقابتی وجود دارد؟

مقدمه:

با سلام خدمت مخاطبين محترم و فرهيخته، اميد وارم شاد و سالم و راضي باشيد، در اين مطلب ميخوام كمي در خصوص چالش موجود بين معماري فرايند(process architecture) و چارت سازماني(organization chart) با هاتون صحبت كنم. واقعيتش من از حدود سال 1385 تا الان درگير مطالعه، آموزش، پياده سازي، طراحي، مستند سازي و … در حوزه هايي مثل تحليل و بهبود كيفيت، مهندسي كيفيت، سيستم مديريت كيفيت ISO9001، مديريت فرايندها(BPM)، استخراج نقشه كلي فرآيندها، مديريت ريسك و … هستم. در خيلي از سازمان ها كه در خصوص مديريت فرايند بايد ليست فرايندها و شناسنامه فرايندهاشون را استخراج ميكردم و در آخر نقشه فرايندهاشون را مي كشيدم، كه البته اينها همه ذيل بند 4.4 استاندارد ايزو 9001 بود كه بايد فرآيندهاي سازمان شناسايي و مستند مي شد. حالا در همين حين و دقيقا درزماني كه ميخواستيم مستندات فرايندها رو تاييد و تصويب كنيم، هميشه چالش يا رقابت بين ديدگاه فرآيندي يا همون نگرش فرآيندي و چارت سازماني شروع مي شد. در حقيقت افراد سازمان ميخواستن خودشونو مثل چارت سازماني در ساختار سلسله مراتبي فرايندها نيز ببينن . حتما براي خودشون فرايند اونم دقيقا با نام واحدشون! داشته باشن و اينا …. خوب اين چالش هميشه بوده و هست تا اينكه رفتم سراغ مطالعه و بررسي كتاب ها و غيره تا ببينم در اين خصوص اون ور آبي ها هم آيا مشكل دارن يا خير ؟ خلاصه نتايج بررسي هامو در اين مطلب ميخوام خدمتتون بگم. اميد وارم مورد استفاده شما مخاطب محترم قرار بگيره، ولي قبلش ميخوام شما رو با يك آقايي آشنا كنم:

بله آقاي راجر تریگر (Roger Tregear ) به عنوان مشاور اصلی TregearBPM ، دوره های BPM و مشاورهBPM را در سراسر جهان ارائه می كنه. راجر تمام زندگي كاري خودشو صرف صحبت، مشاوره، تفکر و نوشتن در مورد تجزیه و تحلیل، بهبود، نوآوری و مدیریت فرآیندهای کسب و کار می کند. کار او با مشتریان در بهبود عملکرد سازمانی و حل مسئله بر اساس توسعه قابلیت BPM و فرآیند کسب و کار، تجزیه و تحلیل، بهبود و مدیریت است. او به سازمان‌های کوچک و بزرگ کمک می‌کند تا پتانسیل‌های بالقوه و مزایای عملی مدیریت مبتنی بر فرآیند را درک کنند. راجر نویسنده کتاب(Reimagining Management) است.

خوب همين آقا در خصوص چالش و رقابت بين چارت سازماني و معماري فرآيندها مطالبي نوشته كه براتون ترجمه كردم و در ادامه نوشتم. گفتم فبلش با خودش شما رو آشنا كنم ، شايد بد نباشه.

حالا باهم صحبت هاي ايشون را در خصوص رقابت بين چارت سازماني و معماري فرآيند ميخونيم.

در زندگی کاریم ( منظور خودشه :  آقای راجر ) زمان زیادی را صرف کار در سازمان‌ها می‌کنم تا مدل‌های مفید معماری فرآیند آنها را کشف و مدل سازی کنم. در هر کشور، بخش صنعتی و در هر  نوع سازمان و با هر اندازه، یک مشکل رایج وجود دارد که هر پروژه اي را با مشکل مواجه می کند. همه ما، و من خودم را در اینجا ذكر می‌کنم، به راحتی می‌توانیم بر طبق عادت 100 ساله ، هر سازماني را با تجسم نمودار سازماني آن در ذهنمون به تصوير بكشيم و در باره آن با ذهنيت به نمودار سازمانی آن، فكر كنيم.

اظهار نظر هايي و صحبت هايي مانند ” نظرت در باره کار آنها در بخش X چطور است؟”  در سازمان ها ، ممکن است یک نشونه مفید برای معماری فرآیند باشه كه در حال توسعه است، یا ممکن است نشان دهنده عدم درک آنچه که معماری فرايند نشان می دهد، باشد.

نظراتی مانند “من نمی توانم واحد خودم را در ساختار سلسله مراتبي فرآيندهاي شركت يا معماری فرآیند، ببینم” به این معنی است که برای ایجاد درک مشترک از معماری فرآیند و نحوه استفاده از آن، کارهای زیادی لازم است تا در اين سازمان انجام شود. ( منظور راجر اينه كه حالا حالا ها كار داريد با اين طرز فكرتون !!!)

راجر ميگه : در استخراج معماری فرآیند در سازمان ها، ما به دنبال ترسیم مجدد چارت سازمانی نیستیم. ما به دنبال تغییر نگرش و فكر خود نسبت به سازمان هستیم . اينكه از چه زاويه اي يك سازمان را می بینیم و در مورد آن چه فکري می کنیم و اينكه چگونه آن سازمان ارزش(value) را خلق، انباشته و به مشتریان و سایر ذینفعان خود ارائه می کند. ( منظور راجر اينه كه ما در پروژه هاي معماري فرآيند، نگاهمون رو به سازمان عوض مي كنيم و به سازمان افقي نگاه ميكنيم، نه عمودي، و بدنبال كشف زنجيره ارزش هستيم كه براي ذينفعان سازمان ارزش توليد ميكنه، لذا بايد طرز فكر و نگرش خودمون نسبت به سازمان را در معماري فرايندها عوض كنيم.)

تعریف معماری فرآیند (از دیدگاه  آقاي راجر )

معماری فرآیند یک مدل سلسله مراتبی از فرآیندهای یک سازمان است. معمولاً، حداقل در ابتداي پروژه شروع استخراج معماري فرآيند در سازمان ها، معماري فرآيند تنها در دو یا سه سطح عالی ایجاد می شود، معماری فرآیند یک ابزار تجسم( منظور راجر : مصور سازي زنجيره ارزش سازمان براي ذينفعان مختلف در يك نمودار است. كه ما بهش تو ايران ميگيم نقشه كلي فرآيند ) و يك ابزار مدیریتي قدرتمند را به سازمان ها ارائه می دهد.

معماری فرآیند نه تنها شامل توصیف سلسله مراتبی فرآیند ها، بلکه شامل منابع مرتبط با آنها، مستندات(documentation) فرآيندها، معیارهای عملکرد(performance measures) فرايندها، روش های اندازه گیری و ترتیبات حاکمیتی (governance arrangements) فرايندها نیز می شود.

توسعه معماری فرآیند با در نظر گرفتن استراتژی سازمانی(organizational strategy) شروع می شود. این یک فعاليت از بالا به پایین (top-down) است. استراتژی چه چیزی را و به چه كسي وعده می دهد ؟ یعنی ارزش پیشنهادی(value propositions) سازمان چیست؟ این وعده‌های تحویل، ما را در ابتدا به بالاترین سطح فرآیندهای اصلی هدايت مي كند و از آنجا به سطوح پایین‌تر سوق مي دهد – اين حركت تا آنجا که نیاز داریم و بتوانیم درک کنیم و پیشرفت کنیم ادامه خواهد داشت. ( كمي توضيح بدم در خصوص اين مطلب آقاي راجر : دوستان ببينيد منظور راجر اينه كه ما در ابتداي كار بايد استراتژي سازمان و ارزش هاي پيشنهادي اون را بدانيم تا بتوانيم براي اولين گام زنجيره ارزش آفرين در سازمان را مشخص كنيم. اين همون فرايندهاي END TO END هست كه در كلاسها دائم تكرار ميكنيم و به هم می گیم!. بعد كه اين زنجيره و فرايندهاي آنها مشخص شد، حالا ميريم به سطوح پايين تر و كشف فرايندهاي زير مجموعه اين زنجيره ارزش و الي آخر …. اوكي شد ؟)

سازمان‌ها كارها را از طریق همکاری با يكديگر( بين واحدي ) در سراسر سازمان انجام می‌دهند (همكاري بين واحد هاي چارت سازماني رو ميگه براي رسيدن به اهداف)، بنابراین دیدگاه فرآیندي را می‌توان به‌عنوان يك «چشم‌انداز افقیhorizontal perspective » دید. يعني نگاه كردن به صورت افقي به چارت سازماني و كشف فرآيندهاي سازمان كه از بين واحد هاي مختلف در حال عبور كردن است . ( اينا بالا هم كمي توضيح داديم )

تعریف نمودار سازمانی

چارت سازمانی نموداری است که به صورت گرافیکی رابطه یک مقام رسمی (پست) را با ساير واحد ها و پست ها در یک شرکت نشان می دهد. همچنین از چارت سازماني برای نشان دادن رابطه یک دپارتمان یا واحد تجاری با دپارتمان ها و واحد هاي تجاري ديگر استفاده مي شود. نمودار سازمانی معمولاً روابط بین افراد و تیم‌هایی از افراد را در یک سازمان نشان می‌دهد.

بیشتر نمودارهای سازمانی كه در سازمان ها ترسیم مي شوند، مقام هاي ارشد را در بالا نشان داده و تصویری عمودی از مدیریت سازمان ارائه می‌دهند. از این رو نمودار سازمانی “چشم انداز عمودی ‘vertical perspective ” را به ما می دهد. به عبارت ديگر نگاه از بالا به پايين به سازمان دارد.(منظور راجر اينجا اينه كه مديران بيشتر براي مديريت مجموعه خودشون در سازمان ها يك نگاه بالا به پايين دارن و واحد ها را مديريت مي كنند، بجاي مديريت فرايندها كه مسيري افقي در بين واحد هاي سازماني دارن، يادش بخير اولين كلاس ايزو در سال 1387 اينو گفتم به دوستان )

نمودار سازمانی در مقايسه با معماری فرايند

معماری فرآیند و نمودار سازمانی  دو مقوله متفاوت بوده و هيچ ارتباطي به هم ندارند و به هيچ وجه یکی از آنها  جایگزین دیگری نمی شود. آنها اصلا در رقابت با هم نیستند. آنها دیدگاه های مختلف سازمان هستند و ما به هر دوي آنها نیاز داریم.

به بیان ساده، ما اغلب  از منظر عمودی (سازمان وظيفه گرا هستيم)  سازمان را مدیریت می کنیم يا به عبارت ديگر ما بيشتر مشغول مديريت واحد هاي سازماني هستيم كه در چارت سازماني قرار گرفته اند. و به منظر افقی (سازمان هاي فرایندی) توجه کمتري داريم. در واقع آن جهتی که کار در آن انجام می شود در مدل مدیریت سنتی( وظيفه گرا ) به طور درست و اثر بخش، مدیریت نمی شود.( منظور راجر اینه که بابا کلا اشتباه مسیر را دارید طی می کنید. خلاص… )

یک نکته مفید این است که یک سازمان ممکن است سازماندهی مجدد(reorganization) بسیار مهمی در چارت سازماني خود داشته باشد و در عين حال هیچ تاثیری بر معماری فرآیند سازمان نخواهد داشت. معماری فرآیند تنها در صورتی تغییر خواهد کرد که استراتژی (ارزش پیشنهادی) تغییر کند.( دوستان عزیز این خیلی مهمه ها، ما ميخواهيم تو معماري فرآيند ببينيم كه يك سازمان چه ارزشي را چگونه و از چه مسيري ايجاد و ارائه ميده،)

برخی از رایج‌ترین مشکلاتی که در مستندسازی معماری فرآیند می‌بینم(منظور من نيستم خود آقاي راجر هست )، به همراه اقدامات متقابل در زیر خلاصه شده‌اند.

کشف و مستندسازی معماری فرآیند هیچ تاثیری بر چارت سازمانی ندارد و نمودار سازماني نيز نباید تاثیری بر معماری فرآيندها داشته باشد. فرآیندها، به ویژه فرآیندهای چندکارکردی سطح بالا، مربوط به کاری است که ما انجام می دهیم، نه اینکه چگونه افراد زیادی را برای مشارکت در بخش های مختلف سازماندهی می کنیم.

برای دستیابی و حفظ مدیریت مبتنی بر فرآیند، ما نه تنها به یک معماری فرآیندی توسعه یافته نیاز داریم، بلکه به درک مشترکی از نقش معماری و چگونگی مستقل بودن آن از ساختار سازمان نیاز داریم. اگر معماری فرآیند صرفاً به نسخه‌ای دوباره ترسیم شده از نمودار سازمانی تبدیل شود، که به سادگی فرآیندهای اجرا شده در واحدهای تجاری ايزوله را نشان می‌دهد، در این صورت نمی‌توان به مدیریت مبتنی بر فرآیند مؤثر دست یافت.

اميدوارم به درد شما خورده باشه…. يا علي